Nutzungsbedingungen Online-Service für Aktionärinnen und Aktionäre der BASF SE

I. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Aktionärinnen und Aktionäre der BASF SE, die den Online-Service unter www.basf.com/hv-service der BASF SE nutzen. Dies umfasst u.a. die Registrierung für den E-Mail-Versand der Einladung zur Haupt­versammlung der BASF SE, die Möglichkeit der Meldung einer Adress­änderung, die Aktienregistereinsicht, die Anmeldung zur Hauptversammlung der BASF SE sowie die Ausübung der Aktionärsrechte einschließlich des Stimmrechts über den Online-Service.

 

II. E-Mail-Versand

1. Registrierung und Teilnahme am E-Mail-Versand der Einladungen zur Hauptversammlung

Damit wir Ihnen Ihre Einladung zu Hauptversammlungen der BASF SE per E-Mail zusenden können, benötigen wir Ihre Einwilligung. Diese Einwilligung können Sie über den Online-Service erteilen, indem Sie sich für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversamm­lung registrieren. Wir versenden E-Mails grundsätzlich unverschlüsselt.

Registrierungen von minderjährigen Personen können nur durch die gesetzlichen Vertreter oder sonstige vertretungsberechtigte Personen im Rahmen ihrer Vertretungsmacht vorgenommen werden. Mit der Registrierung bestätigen Sie gegenüber der BASF SE, dass Sie mit der erforderlichen Vertretungsbefugnis für die minderjährige Person handeln.

Etwa sieben Wochen vor jeder Hauptversammlung ermitteln wir, für welche der für den E-Mail-Versand registrierten Personen Aktien im Aktienregister der BASF SE eingetragen sind, um den Einladungsversand vorzubereiten. Wenn Sie sich vor diesem Zeitpunkt registrieren, erhalten Sie erstmals für die auf Ihre Registrierung folgende Hauptversammlung der BASF SE die Einladung zur Hauptversammlung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse zugesandt. Spätere Registrierungen können erst für die darauffolgende Hauptversammlung berücksichtigt werden.

Bitte informieren Sie uns, falls Sie – obwohl Sie sich rechtzeitig hierfür registriert haben – Ihre Einladung zur Hauptversammlung nicht elektronisch erhalten haben. Bitte wenden Sie sich hierzu an das BASF-Aktionärstelefon unter 0621 60-99888, per E-Mail an hv-service@basf.com oder schriftlich an BASF SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, 20784 Hamburg.

BASF SE behält sich die Entscheidung darüber vor, ob und welche elektronischen Versandwege angeboten werden.

2. Angabe der Registrierungsdaten

E-Mail-Adresse

Bitte geben Sie als Versandadresse eine E-Mail-Adresse an, die Sie regelmäßig verwenden. Sollten wir nach Versendung der Einladung zur Hauptversammlung eine technische Rückmeldung erhalten, dass die E-Mail nicht zugestellt wurde, senden wir Ihnen die Einladung per Post zu. Im Übrigen ist jede Aktionärin und jeder Aktionär selbst dafür verantwortlich, dass die von ihr/ihm angegebene Adresse funktionsfähig ist und eingehende E-Mails gelesen werden. Sollte sich Ihre Adresse (Anschrift, E-Mail) ändern, nehmen Sie die Adressänderung bitte direkt im Online-Service des Aktie­nregisters unter www.basf.com/hv-service vor. Wir bitten um Verständnis, dass Änderungen Ihrer Adressdaten aus Datenschutzgründen nur auf diesem Wege möglich sind.

Passwort

Für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung müssen Sie ein persönliches Passwort festlegen. Verwahren Sie dieses bitte sicher vor Zugriffen Dritter. Es dient Ihnen künftig nicht nur zur Änderung Ihrer Registrierungs­daten, sondern auch zur Nutzung des Online-Service für Aktionärinnen und Aktionäre der BASF SE.

3. Änderung Ihrer Registrierungsdaten

Der Online-Service für Aktionärinnen und Aktionäre steht Ihnen ganzjährig unter www.basf.com/hv-service zur Verfügung. Sie können über den Online-Service Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ändern.

4. Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zum E-Mail-Versand der Einladung zur Haupt­versammlung über den Online-Service jederzeit widerrufen. Sie erhalten dann die Einladung wieder per Post. Erfolgt der Widerruf allerdings erst, nachdem die technischen Vorbereitungen für den Versand der Einladung zur Haupt­versammlung bereits begonnen haben, können wir Ihren Widerruf erst für die darauffolgende Haupt­versammlung berücksichtigen. In diesem Fall werden wir uns bemühen, Ihnen die Einladung zur aktuellen Haupt­versammlung zusätzlich auch per Post zuzusenden.

5. Veräußerung Ihrer BASF-Aktien

Falls Sie zwischen zwei Hauptversammlungen der BASF SE zu einem Zeitpunkt alle Ihre BASF-Aktien verkauft haben und bis etwa sieben Wochen vor der nächsten Hauptversammlung der BASF SE wieder BASF-Aktien erwerben, gilt Ihre vor Veräußerung Ihrer Aktien erteilte Einwilligung zur Teilnahme am E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung weiter fort.

Etwa sieben Wochen vor jeder Hauptversammlung ermitteln wir, für welche der für den E-Mail-Versand registrierten Personen Aktien im Aktien­register der BASF SE eingetragen sind, um den Einladungs­versand vorzubereiten. Sind zu diesem Zeitpunkt keine Aktien auf Ihren Namen im Aktien­register eingetragen, erlischt Ihre Einwilligung automatisch. Erwerben Sie später wieder BASF-Aktien, erhalten Sie die Einladung zu Hauptversammlungen der BASF SE per Post zugesandt, sofern Sie sich nicht erneut für den E-Mail-Versand registrieren.

 

III. Anmeldung zur Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

1. Anmeldung zur Hauptversammlung

Die Anmeldung zur Hauptversammlung über den Online-Service ist bis zum Anmeldeschluss möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie über den Online-Service für sich oder Dritte Eintrittskarten für den persönlichen Besuch der Haupt­versammlung bestellen und Dritten dadurch Vollmacht zur Teilnahme an der Haupt­versammlung erteilen, per Briefwahl abstimmen, die Stimmrechts­vertreter der BASF SE oder Intermediäre, Aktionärs­vereinigungen oder Stimmrechts­berater, die am Online-Service teilnehmen, zur Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen und ihnen Weisungen zu den Tagesordnungs­punkten erteilen. Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärs­nummern erhalten haben, führen Sie bitte die Anmeldung zur Hauptversammlung für jede dieser Aktionärsnummern gesondert durch.

Wir empfehlen Ihnen, den Online-Service für die Anmeldung zur Haupt­versammlung frühzeitig zu nutzen, damit Sie sich bei eventuellen technischen Störungen noch rechtzeitig vor dem Anmelde­schluss per Post oder E-Mail anmelden können.

2. Stimmabgabe per Briefwahl

Im Online-Service können Sie Ihre Stimme per elektronischer Briefwahl abgeben.

Soweit Sie sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben, können Sie Ihre Stimme per elektronischer Briefwahl noch bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung über den Online-Service abgeben sowie ändern. Dies gilt auch, wenn Sie außerhalb des Online-Service Ihre Stimme durch schriftliche Briefwahl rechtzeitig abgegeben haben.

Sollten Sie sowohl über den Online-Service als auch auf anderem Wege Briefwahlstimmen abgegeben haben, so hat Ihre zuletzt erfolgte Stimmabgabe Priorität.

3. Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der BASF SE

Die Stimmrechtsvertreter der BASF SE können Sie im Online-Service bevollmächtigen.

Die Stimmrechtsvertreter sind neutral und üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Weisungen aus. Sollte zu einem Tagesordnungs­punkt (z.B. Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats) eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt.

Die Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen und zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungs­beschlüsse entgegen. Der Online-Service eröffnet auch nicht die Möglichkeit, über die Stimmrechts­vertreter an der Abstimmung über Verfahrensfragen oder über nicht gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionärinnen und Aktionären teilzunehmen.

Soweit Sie sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben, ist Ihnen die Erteilung, Änderung oder Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechts­vertreter über den Online-Service bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung möglich.

Die Stimmrechtsvertreter vertreten Sie anonym, d.h. ohne Nennung Ihres Namens.

Sollten Sie sowohl über den Online-Service als auch auf anderem Wege eine Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter erteilt, geändert oder widerrufen haben, so hat Ihre zuletzt erfolgte Erteilung, Änderung bzw. Ihr zuletzt erfolgter Widerruf einer Vollmacht und Weisung Priorität.

4. Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern

Soweit Sie sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben, können Sie einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimmrechtsberater über den Online-Service bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung bevollmächtigen oder eine erteilte Vollmacht widerrufen.

Im Rahmen der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechts­beratern ist zu unterscheiden zwischen Intermediären, Aktionärs­vereinigungen und Stimmrechts­beratern, die am Online-Service für Aktionärinnen und Aktionäre der BASF SE teilnehmen, und solchen, die nicht teilnehmen.

Am Online-Service teilnehmende Intermediäre, Aktionärs­vereinigungen und Stimmrechts­berater können Sie im Online-Service bevollmächtigen. Wählen Sie hierfür „Vollmacht Intermediär / Aktionärsvereinigung“ aus.

Soweit Sie über den Online-Service ein Kreditinstitut oder eine Aktionärs­vereinigung oder einen sonstigen Dritten, das/die/der nicht am Online-Service teilnimmt, zur Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen möchten, müssen Sie über die Option „Eintrittskartenbestellung“ eine Eintrittskarte bestellen. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

1. Variante: Sie können eine Eintrittskarte direkt an ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder einen Dritten Ihrer Wahl zusenden lassen. Hierfür steht im Internet-Dialog die Option „Eintrittskarte für einen Vertreter“ zur Verfügung.
2. Variante: Sie lassen sich über den Online-Service eine Eintrittskarte an Ihre eigene Adresse schicken bzw. drucken diese selbst aus und bevollmächtigen ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder einen Dritten Ihrer Wahl. Hierfür können Sie das Vollmachts­formular auf der Eintrittskarte ausfüllen und die Eintrittskarte anschließend dem Bevollmächtigten zukommen lassen. Bitte erfragen Sie ggf. abweichende Modalitäten der Vollmachtserteilung direkt bei Ihrem Kreditinstitut, Ihrer Aktionärs­vereinigung oder sonstigen Bevollmächtigten.
   

Bitte beachten Sie, dass viele Kreditinstitute nicht mehr bereit sind, Sie bei der Ausübung Ihres Stimmrechts zu vertreten. Sprechen Sie daher Ihr Kreditinstitut dazu rechtzeitig an, um zu vermeiden, dass Ihr Stimmrecht nicht ausgeübt wird.

Zur Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder eines Stimmrechtsberaters außerhalb des Online-Service senden wir Ihnen auf Verlangen gerne ein Vollmachtsformular zu. Bitte wenden Sie sich hierzu an das BASF-Aktionärs­telefon unter 0621 60-99888, per E-Mail an hv-service@basf.com oder schriftlich an BASF SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, 20784 Hamburg.

Sollten Sie sowohl über den Online-Service als auch auf anderem Wege eine Vollmacht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimmrechts­berater erteilt oder widerrufen haben, so ist Ihre zuletzt erfolgte Erteilung bzw. Ihr zuletzt erfolgter Widerruf der Vollmacht maßgeblich.

Für die Ausübung des Stimmrechts ist ausschließlich der bevollmächtigte Intermediär, die bevollmächtigte Aktionärsvereinigung bzw. der bevollmächtigte Stimmrechtsberater verantwortlich.

5. Änderung des Bevollmächtigten; Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der BASF SE und spätere Briefwahl über den Online-Service

Wenn Sie einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimmrechts­berater bevollmächtigt haben, der/die am Online-Service teilnimmt, können Sie stattdessen über den Online-Service, bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung, Vollmacht an einen anderen am Online-Service teilnehmenden Intermediär, eine andere am Online-Service teilnehmende Aktionärs­vereinigung oder einen anderen am Online-Service teilnehmenden Stimmrechts­berater erteilen. Die zuletzt erteilte Vollmacht ist maßgeblich. Zuvor erteilte Vollmachten gelten als widerrufen und werden nicht mehr berücksichtigt.

Der reine Widerruf einer Vollmacht (d.h. ohne neue Vollmacht zu erteilen oder per Briefwahl abzustimmen) ist ausschließlich unter der in der Einberufung genannten Anschrift bis zu dem in der Einberufung genannten Tag des Zugangs möglich. Der Online-Service steht hierfür nicht zur Verfügung.

 

IV. Personengemeinschaften / Juristische Personen

Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personen­gemeinschaften (z.B. Ehepaaren, Erbengemeinschaften), Personen­gesellschaften oder juristischen Personen diejenige Person, die die Registrierung oder eine Änderung der Registrierungs­daten, die Briefwahl, die Bevollmächtigung der am Online-Service teilnehmenden Intermediäre, Aktionärs­vereinigungen oder Stimmrechts­berater sowie der Stimmrechtsvertreter der BASF SE oder die Erteilung bzw. Änderung von Weisungen vornimmt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft bzw. von der Personengesellschaft / juristischen Person, für die sie handelt, hierzu bevollmächtigt bzw. für die Personen­gesellschaft / juristische Person vertretungsberechtigt sein muss. Als Nutzer des Online-Service bestätigen Sie gegenüber der BASF SE, dass Sie in der erforderlichen Art und Weise autorisiert sind.

 

V. Sorgfaltspflichten des Anwenders

Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihr Passwort Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann.

Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, sollten Sie Ihren Zugang telefonisch über das BASF-Aktionärstelefon unter 0621 60-99888, Montag bis Freitag von 9 - 18 Uhr, unverzüglich sperren lassen.

Bitte achten Sie darauf, den Online-Service ordnungsgemäß abzuschließen. Ein ordnungsgemäßer Abschluss des Programms verhindert, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können.

 

VI. Stabilität und Verfügbarkeit / Haftungsausschluss

Die von uns zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen modernsten Standards. Die Verfügbarkeit, Funktions­fähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Die BASF SE hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die BASF SE kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernimmt die BASF SE keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungs­unternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an das BASF-Aktionärstelefon unter 0621 60-99888, Montag bis Freitag von 9 - 18 Uhr.

 

VII. Hinweise zum Datenschutz

Die Sicherheit und der Schutz Ihrer persönlichen Daten haben für uns oberste Priorität. Dies gewährleisten wir mit Methoden zur sicheren Datenkommunikation, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Informationen für Aktionärinnen und Aktionäre der BASF SE zum Datenschutz finden Sie unter www.basf.com/aktie/datenschutz.

 

VIII. Änderungen der Nutzungsbedingungen und -hinweise

Wir behalten uns vor, die Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Die jeweils aktuellen Nutzungsbedingungen werden Ihnen bei jedem Login im Online-Service angezeigt. Mit der Anmeldung zum Online-Service akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen in der jeweils gültigen Fassung.

Sie können den Nutzungsbedingungen jederzeit schriftlich widersprechen. Bitte richten Sie Ihren Widerspruch schriftlich an BASF SE, c/o ADEUS Aktienregister Service-GmbH, 20784 Hamburg, oder per E-Mail an hv-service@basf.com.

Eine Anpassung oder Änderung dieser Nutzungsbedingungen erfolgt insbesondere dann, wenn wir den Online-Service technisch ausbauen oder geänderten rechtlichen, insbesondere aktienrechtlichen, Vorgaben Rechnung tragen wollen. Eine einheitliche Geltung für alle Teilnehmer am Online-Service ist aus diesem Grunde unabdingbar. Wenn Sie deshalb einer Änderung der Nutzungsbedingungen widersprechen, behandeln wir Ihren Widerspruch gleichzeitig als Widerruf Ihrer Teilnahme am E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie am Online-Service insgesamt. Sie erhalten Ihre Einladung zu Hauptversammlungen dann künftig wieder per Post zugesandt.