Gegevensverwerking in de BASF-groep

De BASF-onderneming waarmee u in contact staat, is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, tenzij anders vermeld (hierna "BASF" of "verantwoordelijke" of "wij" genoemd). De verantwoordelijke voor de verwerking kan bijvoorbeeld als volgt worden geïdentificeerd:

• Als u een klant, dienstverlener of leverancier van ons bent of een andere zakelijke relatie met BASF hebt, is uw contractuele partner van BASF de verantwoordelijke
• Op websites of op socialemediakanalen is de BASF-onderneming die in het privacybeleid, het impressum of de gebruiksvoorwaarden wordt genoemd, de verantwoordelijke.
• Als u een bezoeker bent van een BASF-evenement, is de BASF-onderneming die het evenement organiseert, de verantwoordelijke voor de verwerking. 
• Voor digitale evenementen is de BASF-onderneming die uitnodigt voor het desbetreffende digitale evenement, de verantwoordelijke.
• Als u een bezoeker bent van onze vestiging, is het BASF-bedrijf waarmee u een afspraak hebt en waarvan u het terrein betreedt, de verantwoordelijke.
• Als u boekt in een BASF-hotel of te gast bent in een BASF-restaurant, is de BASF-onderneming die de betreffende faciliteit exploiteert de verantwoordelijke.

Als internationaal actieve groep heeft BASF voor elk land contactpersonen voor gegevensbescherming. Voor landen van de Europese Unie vindt u hier een overzicht met de contactadressen.

Bovendien kunt u te allen tijde met vragen en opmerkingen over gegevensbescherming terecht bij onze centrale dienst Gegevensbescherming:

data-protection.eu@basf.com

Binnen de BASF-groep vervult BASF SE, als houdstermaatschappij, centrale functies die de verwerking van persoonsgegevens vereisen en die ook voor andere ondernemingen van de BASF-groep kunnen worden vervuld. Dergelijke centrale functies kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Afdeling Bedrijfscommunicatie
• Afdeling Personeelszaken/HR
• Gecentraliseerd management
• Juridische afdeling, Compliance, Fabrieksbeveiliging, Corporate Auditing, Gegevensbescherming
• Centrale inkoop

Daarnaast verwerken bepaalde ondernemingen van de BASF-groep persoonsgegevens als dienstverleners binnen de groep, waarbij de gegevensverwerking ook kan worden uitgevoerd namens de respectieve ondernemingen van de BASF-groep. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• IT Diensten
• Centra voor gedeelde diensten

BASF gebruikt ook centrale gegevensverwerkingssystemen die gestandaardiseerde gegevensverwerkingsprocessen mogelijk maken. Dergelijke systemen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Centrale databanken, zoals CRM of systemen voor leveranciersbeheer
• Centrale systemen voor archivering en documentbeheer
• Centrale communicatiesystemen

BASF verwerkt persoonsgebonden gegevens uitsluitend voor specifieke doeleinden. In het kader van onze bedrijfsactiviteiten doen zich verschillende verwerkingssituaties voor, waarover wij u in het algemeen in het kader van de betreffende activiteit zullen informeren, bv. in de vorm van een gegevensbeschermingsverklaring op een website.

In het algemeen verwerkt BASF uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Contract

Als u of het bedrijf waarvoor u werkt een contract heeft afgesloten met BASF, verwerken wij persoonsgegevens als en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract. De gegevensverwerking omvat stam- en contactgegevens evenals contractrelevante gegevens, die ook persoonlijke gegevens van onze klanten, verkooppartners, dienstverleners, leveranciers, verkopers en andere zakelijke partners kunnen bevatten. 

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1) b) GDPR en f) GDPR, voor zover het contract is gesloten tussen BASF en een andere juridische entiteit.

• Communicatie met contactpersonen

Als u contact met ons opneemt, verwerken wij uw persoonsgegevens die u in het desbetreffende contactformulier hebt verstrekt, om uw verzoek te behandelen of om met u te communiceren. Indien nodig sturen wij uw verzoek intern door naar collega's die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van uw verzoek. 

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1)  f) GDPR.

• Samenwerking met zakelijke partners

Buiten de relaties met klanten, dienstverleners en leveranciers werken wij ook samen met bedrijven en instellingen aan projecten, joint ventures en andere samenwerkingsverbanden om de wetenschappelijke vooruitgang te bevorderen en bij te dragen aan onderwerpen die relevant zijn voor onze zakelijke doelstellingen. In het bijzonder verwerken wij contactgegevens van onze samenwerkingspartners en gegevens met betrekking tot de respectieve samenwerking ten behoeve van de projectuitvoering en het netwerken. 

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1)  f) GDPR.

• Public relations en belangenbehartiging in de openbare en de politieke sector

BASF volgt de actualiteit en publieke debatten die een invloed hebben op onze producten en bedrijfsdoelstellingen op de voet. In deze context werken we regelmatig samen met kranten en tijdschriften om vragen te beantwoorden en om artikelen te coördineren. Daarnaast gebruiken wij pers-mailinglijsten om geselecteerde vertegenwoordigers van de onafhankelijke media te informeren over voor het bedrijf relevante ontwikkelingen. Voor deze doeleinden verwerken wij contactgegevens van journalisten en persvertegenwoordigers. 

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1)  f) GDPR.

Daarnaast onderhoudt en exploiteert BASF websites waarop wij informatie verstrekken aan belangstellenden, klanten en andere zakelijke partners. In dit verband verwerkt BASF persoonsgegevens die om technische redenen noodzakelijk zijn voor de presentatie van de website (bv. IP-adres en strikt noodzakelijke cookies). Daarnaast worden cookies ook occasioneel gebruikt om de prestaties van de website te meten. Meer informatie over het specifieke gebruik van dergelijke diensten en over de verdere verwerking van persoonsgegevens is te vinden in het privacybeleid van de desbetreffende website.

• Evenementen

Als BASF evenementen organiseert, verwerken we de contactgegevens van de deelnemende gasten om het evenement te kunnen uitvoeren. Afhankelijk van het evenement kan dit ook informatie omvatten die relevant is voor de catering, bv. voedselintoleranties of -allergieën. Als er tijdens het evenement foto's, video-opnamen of andere opnamen worden gemaakt, zullen wij onze deelnemende gasten hiervan apart op de hoogte brengen, in het bijzonder als een publicatie van de opnamen en opnamen is gepland, en zullen we hiervoor de eventueel noodzakelijke toestemmingen verkrijgen. 

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1) f) GDPR, tenzij anders vermeld.

• Marketing

Als wij uw toestemming hebben of het anderszins is toegestaan, zullen wij u informatie verstrekken over producten en onderwerpen van BASF, inclusief informatie met betrekking tot evenementen. Om u deze informatie te kunnen verstrekken, verwerken wij uw contactgegevens die u in de desbetreffende registratie- of aanvraagformulieren hebt verstrekt, met het oog op het uitvoeren van de desbetreffende marketingactiviteit, bv. het versturen van de nieuwsbrief of het klanttevredenheidsonderzoek. De precieze informatie over het communicatiekanaal, de verwerkingsdoeleinden en de verwerkte persoonsgegevens vindt u in het desbetreffende verzoek om toestemming en/of de bijbehorende verklaring inzake gegevensbescherming.

Indien en voor zover u ons feedback geeft, verwerken wij uw informatie om de kwaliteit van onze producten en diensten te verbeteren. In dat geval kunnen wij contact met u opnemen om eventuele vervolgvragen te bespreken die uit die feedback kunnen voortvloeien. 

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is uw toestemming, Art. 6 (1) a) GDPR of de respectieve rechtsgrondslag zoals anderszins en specifiek aan u meegedeeld.

• Handhaving en bescherming van de veiligheid van onze faciliteiten, producten en diensten

Om veiligheidsrisico's, frauduleuze procedures of andere criminele of schadelijke handelingen te voorkomen en op te sporen; verwerken wij stam- en contactgegevens om de betrokkenen te identificeren, bv. in het kader van de onboarding van dienstverleners of in het kader van het verlenen van toegang tot klantenportalen. De gegevensverwerking omvat ook de naleving en vervulling van de zorgplichten en due diligence van BASF. In dergelijke gevallen verwerken we uw contactgegevens om u te informeren over belangrijke wijzigingen in productformuleringen of goedkeuringen. 

Als u ons persoonlijk bezoekt, geven wij dagkaarten af om u toegang te verlenen tot ons terrein en om de toegang om veiligheidsredenen te controleren door middel van processen zoals de afgifte van een bezoekerspas. Daartoe verwerken wij specifieke informatie over u, zoals uw naam, uw geboortedatum, de personen die u bezoekt, uw identiteitskaartnummer, uw telefoonnummer en de duur van uw bezoek. Indien nodig moet u in een veiligheidstest testvragen beantwoorden over het veilige gedrag op het fabrieksterrein; in dat geval worden de testresultaten opgeslagen. Voor chauffeurs verwerkt BASF ook het kenteken van het gebruikte voertuig. Als u als chauffeur gevaarlijke goederen vervoert, worden de gevaarlijke goederen gecontroleerd en wordt de controle gedocumenteerd.

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1) f) GDPR, tenzij anders vermeld.

• Naleving van wettelijke voorschriften 

Indien en voor zover vereist door de wet, verwerken wij uw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke vereisten. Dit kunnen bijvoorbeeld fiscale en commerciële bewaarplichten zijn of voorschriften ter voorkoming van het witwassen van geld.

Als u aandeelhouder van BASF bent, verwerken wij uw persoonsgegevens ook die nodig zijn voor uw inschrijving in het aandeelhoudersregister van BASF om vennootschapsrechtelijke en aandelenrechtelijke redenen (bv. op grond van § 67 Duitse aandelenwet - Aktiengesetz). Wij ontvangen uw persoonlijke gegevens van de bank/instantie die betrokken is bij de aankoop van aandelen.

Indien en voor zover nodig, werken wij ook samen met vertegenwoordigers van de autoriteiten om juridisch relevante kwesties met hen af te stemmen. In dit verband verwerken wij met het oog op de juridische coördinatie contactgegevens en gegevens over de desbetreffende samenwerking.

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1) c) en f) GDPR, tenzij anders vermeld.

• Gegevensverwerking in het kader van juridische kwesties

In het kader van juridische geschillen kunnen wij persoonsgegevens verwerken. Wij verwerken dus ook persoonsgegevens indien en voor zover dat nodig is om juridische geschillen te beslechten; bestaande contracten af te dwingen; en rechtsvorderingen te doen gelden, uit te oefenen en te verdedigen. 

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is Art. 6 (1) f) GDPR, tenzij anders vermeld.

Als internationale groep vertrouwt BASF op flexibele en gebruiksvriendelijke vormen van communicatie en heeft zij er tegelijk belang bij efficiënt en naar behoefte te communiceren, zowel intern als met externe partijen.

Om deze redenen gebruikt BASF digitale conferentiesystemen voor de uitvoering van met name digitale evenementen:

• Communicatie met interne en externe belanghebbenden, bv. in het kader van vergaderingen en online conferenties
• Uitvoering van online-evenementen (bv. webinars, opleidingsinformatie-evenementen)

Wanneer u een van onze digitale conferentiesystemen gebruikt, verwerken wij om technische redenen de volgende categorieën persoonsgegevens: 

• Communicatiegegevens (bv. uw e-mailadres)
• Logbestanden, loggegevens (bv. versie van het conferentiesysteem, IP-adres, audio- en videocodec) 
• Metagegevens (bv. tijdstip van deelname, aanduiding van het mediaknooppunt, de gebruikte hardware, versie van het besturingssysteem, enz.)
• Gebruikersprofielgegevens (bv. uw gebruikersnaam (indien u die zelf opgeeft) en uw profielfoto, indien en voor zover die technisch beschikbaar is)
• BASF-account informatie (indien gebruikt door BASF-medewerkers)

Afhankelijk van het type en het formaat van het digitale evenement verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens, op voorwaarde dat u deze vrijwillig aan ons verstrekt:

• Geluidsopnames, tenzij u uw microfoon heeft gedempt
• Tekstinvoer, als u de respectievelijke chatfunctie gebruikt
• Video-opnames, als de camerafunctie door u is geactiveerd
• Bijlagen, wanneer u ze uploadt tijdens een evenement

Wij voeren de respectieve gegevensverwerking uit op basis van een gerechtvaardigd belang in overeenstemming met Art. 6 (1) f) GDPR. Ons gerechtvaardigd belang vloeit voort uit de hierboven genoemde doeleinden voor gegevensverwerking. 
 

BASF maakt doorgaans gebruik van de volgende digitale conferentiesystemen:

Als chemiebedrijf dat onder andere met gevaarlijke en schadelijke stoffen werkt, willen we graag de veiligheid van onze fabrieken en onze medewerkers garanderen. Daarom voert BASF op geselecteerde locaties op haar bedrijfsterreinen videobewaking uit indien en voor zover dat nodig is om de veiligheidsaspecten bij BASF te waarborgen. De openbare ruimte en de privéruimte van particulieren (bv. privétuinen) worden niet bewaakt. BASF verstrekt ter plaatse door middel van borden en pictogrammen die in de buurt van het videobewakingssysteem zijn geplaatst, informatie over de specifieke videobewaking die in elk geval wordt uitgevoerd.

Verdere informatie over gegevensbescherming is te vinden bij het desbetreffende videobewakingssysteem.

BASF wil zich op zoveel mogelijk kanalen presenteren, aanspreekbaar zijn voor klanten, dienstverleners, andere zakenpartners, sollicitanten en geïnteresseerden, en onderwerpen en producten promoten via sociale netwerken.
 

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u BASF bezoekt op sociale mediakanalen. Met onze verschillende sociale mediakanalen willen we u een breed scala aan multimediadiensten aanbieden en met u van gedachten wisselen over onderwerpen die voor u belangrijk zijn. Naast de respectieve aanbieder van een sociaal netwerk, verzamelen en verwerken wij ook persoonlijke gebruikersgegevens op onze sociale mediakanalen. Voor de respectievelijke doeleinden van gegevensverwerking en gegevenscategorieën verwijzen wij naar de afzonderlijke socialmediakanalen, die hieronder nader worden toegelicht. 
 

De gegevensverwerking dient in beginsel de volgende doeleinden: 

• Communicatie met de bezoekers van het socialmediakanaal van BASF; 
• Behandelen van vragen van bezoekers van onze BASF socialmediakanalen; 
• Verzamelen van statistische informatie over het bereik van BASF's socialmediakanalen; 
• Het houden van klantenenquêtes, marketingcampagnes, marktanalyses, sweepstakes, wedstrijden of soortgelijke promoties of evenementen; 
• Beslechting van geschillen en disputen, vaststelling, uitoefening of verdediging tegen juridische vorderingen of geschillen, handhaving van bestaande contracten. 
   

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de verwezenlijking van deze doeleinden. 

Binnen ons bedrijf krijgen alleen personen en entiteiten toegang tot uw voornoemde persoonsgegevens voor zover zij die nodig hebben om de voornoemde doeleinden te verwezenlijken.

Wij werken ook met dienstverleners. Deze dienstverleners handelen uitsluitend volgens onze instructies en zijn contractueel verplicht de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming na te leven. 

Anders zullen wij uw gegevens alleen aan derden doorgeven indien:

• u uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven overeenkomstig Art. 6 (1) a) GDPR,
• de openbaarmaking noodzakelijk is in overeenstemming met Art. 6 (1) f) GDPR voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims en er geen reden is om aan te nemen dat u een hoger gerechtvaardigd belang heeft bij het niet vrijgeven van uw gegevens,
• er een wettelijke verplichting is tot doorgifte overeenkomstig Art. 6 (1) c) GDPR, of
• dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de uitvoering van de contractuele betrekkingen met u in overeenstemming met artikel 6 (1) b) GDPR.

Uw persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan dienstverleners in een derde land indien de bijzondere vereisten van Art. 44 et seq. GDPR zijn voldaan. Indien en voor zover de dienstverleners in een derde land zijn gevestigd, is het mogelijk dat ofwel de servers van de respectieve dienstverlener zich in het derde land bevinden ofwel dat de servers zich in de EU bevinden, maar in ondersteunende gevallen worden ze vanuit een derde land benaderd. Sommige derde landen hebben geen niveau van gegevensbescherming dat gelijkwaardig is aan dat van de EU, omdat de autoriteiten vereenvoudigde toegang tot persoonsgegevens kunnen hebben of omdat er beperkte rechten tegen dergelijke maatregelen bestaan. Indien en voor zover u uw toestemming verleent, stemt u uitdrukkelijk in met de doorgifte van persoonsgegevens aan het betrokken derde land.

Voor zover er tijdens de verzamelperiode (bv. in het kader van een toestemmingsverklaring) geen uitdrukkelijke verklaring van toestemming wordt afgelegd, worden de persoonsgegevens van de betrokkenen gewist voor zover zij niet langer nodig zijn om aan het doel van de opslag te voldoen, tenzij wettelijke bewaarplichten (bv. commerciële en fiscale bewaarplichten) zich tegen het wissen verzetten.

U heeft de hieronder beschreven rechten op grond van de General Data Protection Regulation (GDPR) (ofwel Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)). De uitoefening van deze rechten is voor u kosteloos. Het kan echter zijn dat u uw identiteit met twee factoren moet bewijzen. Wij zullen redelijke inspanningen leveren in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen om uw rechten af te dwingen.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u kiezen op welke manier u contact met ons wil opnemen. De contactgegevens vindt u in de rubriek "Contact met de functionaris voor gegevensbescherming" en op de pagina Imprint of Disclaimer.

Recht op inzage: U kunt bij de verwerkingsverantwoordelijke inzage verzoeken over de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen (art. 15 GDPR). Als u via portals/zelfbediening rechtstreeks toegang hebt tot uw gegevens, wordt het recht op inzage geacht te zijn vervuld. 

Recht op rectificatie: Als uw persoonsgegevens onjuist zijn, hebt u het recht om te vragen dat deze worden gerectificeerd (art. 16 GDPR).

Recht om de verklaring van toestemming in te trekken: Indien de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om deze te allen tijde in te trekken overeenkomstig artikel 7, lid 3, GDPR. De herroeping heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die tot dan toe is uitgevoerd. U kunt uw herroeping schriftelijk, per e-mail en, indien van toepassing, binnen de betreffende dienst waar uw gegevens worden verwerkt.

Recht om bezwaar te maken in het geval van verwerking van gerechtvaardigde belangen: Indien wij uw gegevens verwerken om gerechtvaardigde belangen te waarborgen, kunt u overeenkomstig artikel 21 GDPR bezwaar maken tegen deze verwerking om redenen die voortvloeien uit uw bijzondere situatie. Wij zullen uw persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij wij gerechtvaardigde belangen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Recht op wissen: Onder de voorwaarden van artikel 17 GDPR heeft u het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een gegeven toestemming intrekt of als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Recht op beperking van de verwerking: Onder de voorwaarden van artikel 18 GDPR heeft u het recht om een beperking te vragen van de verwerking van gegevens die op u betrekking hebben.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Als u ons zelf persoonsgegevens hebt verstrekt, hebt u overeenkomstig artikel 20 GDPR het recht te verzoeken om een overdracht van ons rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of aan een andere organisatie. U hebt ook het recht om te verzoeken dat wij u de gegevens zelf verstrekken in een machineleesbare vorm. Dit geldt echter alleen als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of op basis van een contract of in het kader van contractonderhandelingen en de verwerking wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedures.

Recht om een klacht in te dienen: U hebt de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de functionaris voor gegevensbescherming waarnaar in deze gegevensbeschermingsverklaring wordt verwezen (contactgegevens zie hierboven) of bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.

In elk geval kunt u contact opnemen met de voor BASF leidende toezichthoudende autoriteit: