Datenschutz für Enboarder

_{Informationen zur Datenverarbeitung} 

Verantwortlich ist die jeweilige BASF-Gesellschaft, mit der Sie einen Vertrag geschlossen haben (oder im Pre-Boarding Fall die Gesellschaft, mit der Sie beabsichtigen einen Vertrag zu schließen). 

Fragen zum Datenschutz können Sie richten an: onboarding@basf.com.

Enboarder handelt nur als Dienstleister von BASF und verarbeitet Daten insoweit nur im Auftrag und nur nach Vorgaben und Weisungen gemäß eines Auftragsverarbeitungsvertrages (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).

Im Folgenden gibt Ihnen BASF eine Übersicht zur Übermittlung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie zu ihren Rechten gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Weitere Informationen, wie der Dienstleister Daten generell verarbeitet finden Sie hier: https://enboarder.com/privacy/.

BASF hat das Unternehmen Enboarder Limited (UK), 10 John Street, London, WC1N 2EB, United Kingdom, damit beauftragt, eine Onboarding- und Engagement Plattform für zukünftige und aktuelle Mitarbeitende einzurichten. BASF nutzt diese Plattform, um mittels digitaler Workflows motivierende und unterstützendes Erlebnisse für Mitarbeitende entlang ihres Mitarbeiterlebenszyklus in der BASF zu entwickeln. Zu den genutzten Anwendungsfällen gehören insbesondere:

• Pre-Boarding/Onboarding: Für zukünftige oder aktuelle Mitarbeitende (z. B. Wechsel innerhalb der BASF-Gruppe, Rückkehr aus Elternzeit), die entweder bereits vor Vertragsstartdatum oder ab Vertragsstartdatum in die BASF-Welt eingeführt werden und in die Vorbereitungen des Arbeitsverhältnisses involviert werden. Hierzu zählen z. B.
  • das Teilen von Informationen zu BASF als Arbeitgeber,
  • zum Standort,
  • zum Team und
  • das Abfragen von vertragsrelevanten Informationen (z. B. durch das Anstoßen einer Bestellung für IT-Devices oder Arbeitskleidung).
• Mentoring & Learning: Für aktuelle Mitarbeitende, die bei ihrer Weiterentwicklung in der BASF durch hilfreiche Informationen und Anleitungen (z. B. Lernmaterialien) unterstützt werden. Zusätzlich kann das Tool genutzt werden, um die Wissensvermittlung und Vernetzung der Mitarbeitenden, z. B. durch Mentoringprogramme, zu ermöglichen.
• Transition & Change Management: Für bestehende Mitarbeitende, die bei ihrem Veränderungsprozess (z. B. durch Prozessänderungen in der BASF oder Projekte, die sich auf den Aufgabenbereich des Mitarbeitenden auswirken) durch hilfreiche Informationen und Anleitungen (z. B. Lernmaterialien) unterstützt werden. Zusätzlich kann das Tool zur Vernetzung mit anderen internen Mitarbeitenden (z. B. im Zuge internen des Austausches) genutzt werden.
• Offboarding: Für Mitarbeitende, die bei ihrem Ausscheiden aus der BASF durch hilfreiche Informationen, Anleitungen (z. B. für die Rückgabe von Firmeneigentum) und Vernetzungsmöglichkeiten (z. B. Alumni-Netzwerke) unterstützt werden.

Sie werden bei Start des Enboarder-Workflows per E-Mail oder SMS kontaktiert, um an dem Prozess über die Plattform teilzunehmen. Sie können dann entscheiden, über welchen Kommunikationskanal Sie Informationen erhalten möchten (E-Mail oder SMS). Beim erstmaligen Zugriff werden Sie gebeten, einen PIN-Code für den Zugang anzufordern. Dieser wird Ihnen per E-Mail oder per SMS zugestellt, je nachdem, welche Kommunikationsform Sie gewählt haben. Anschließend erhalten Sie in unregelmäßigen Abständen automatisierte Nachrichten, die Sie auf neue Informationen und Aufgaben in der Plattform hinweisen. Für die Nutzung der Plattform benötigen Sie ein internetfähiges Endgerät mit einem Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome), wie zum Beispiel einen Computer oder ein Smartphone. Für aktuelle Mitarbeitende der BASF kann die Kommunikation auf die BASF-Emailadresse technisch limitiert sein.

Die folgenden Daten werden verarbeitet:
 

1. Kommunikationsdaten

Um mit Ihnen über die Plattform in Kontakt treten zu können, werden folgende Daten an Enboarder übertragen und für den Online-Service genutzt:

• Stammdaten (Vorname, Nachname, Vorsatzwort (Van, von etc.), akademischer Titel)
• Kommunikationsdaten (private E-Mail, private Handynummer, Kommunikationssprache)
• Daten zum Beschäftigungsverhältnis (Eintrittsdatum, Startdatum, Personalnummer, Org-Einheit (Abteilung), Buchungskreis (Firma), Arbeitsort, Mitarbeiterkreis, Befristungen, Schicht-/Arbeitszeitmodell, Tätigkeitsbezeichnung bzw. bei Auszubildenden zusätzlich Ausbildungsberuf)
• Nutzungsdaten (Informationen, ob und wann Sie welche Inhalte angeschaut haben)
   

2. Sonstige Informationen

Je nach Anwendungsfall von Enboarder können weitere Informationen von Ihnen angefordert und in der Plattform gespeichert werden. Mögliche Beispiele:
 

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden ausschließlich

a) für die Kommunikation mit Ihnen genutzt, um Informationen bereit zu stellen oder von Ihnen anzufordern;

b) für die Durchführung der für den Anwendungsfall notwendigen Maßnahmen (z. B. Bestellung von Arbeitskleidung im Rahmen des Onboardings, Rückgabe von IT Equipment im Rahmen des Offboardings);

c) für die Durchführung weiterer interner Prozesse zur Personalentwicklung (z. B. Mentoring und Learning)

d) um den Online-Service der BASF für unsere neuen Mitarbeitenden weiter zu verbessern, indem wir Sie nach Ihren Erfahrungen zum Prozess befragen.
 

Die Daten werden nicht zur Bewertung Ihrer Leistung herangezogen. Die Daten werden nur von den Personen eingesehen, die den Enboarder-Workflow bei BASF verantworten, dies ist insbesondere die Personalabteilung und Ihre zukünftige Führungskraft oder Abteilungen des Unternehmens, die Ihnen Ihre Arbeitsausstattung bereitstellen oder Ihnen den Zugang zum BASF-Werk ermöglichen. Dabei kann es auch zu Datenübertragungen innerhalb des Konzernverbundes kommen.

BASF verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ihre Daten werden von BASF vertraulich behandelt und auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet.
 

1. Verarbeitung zur Erfüllung vorvertraglicher und vertraglicher Pflichten (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von E. a) und E. b) erfolgt zum Zweck des Onboardings / Offboardings und damit der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist hierbei § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG für Deutschland, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO für den internationalen Raum.
 

2. Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von E. c) oder d) erfolgt, um unseren Online-Service im Rahmen des Enboarder-Prozesses weiter zu verbessern. Rechtsgrundlage ist hier insoweit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Dabei sind die berechtigten Interessen der BASF die Gestaltung des Enboarder-Prozesses zu verbessern, um eine möglichst wertvolle Unterstützung der Mitarbeitenden zu gewährleisten.
 

3. Weitere Erlaubnistatbestände

Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem, sofern dies zur Aufklärung von Straftaten erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage stellt § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG dar.

Wir verpflichten uns, Ihre Daten nicht zu veröffentlichen. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Personalabteilung, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Innerhalb der BASF-Gruppe werden Ihre Daten an bestimmte Gruppengesellschaften übermittelt, wenn diese Aufgaben für die in der BASF-Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Gehaltsabrechnung und Koordination der betrieblichen Altersversorgung) oder aufgrund der Organisationsstruktur Aufgaben unternehmensübergreifend wahrnehmen (z. B. Personalentwicklung).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister (z. B. Reisedienstleister, Inkassodienstleister, IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen).

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

• Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte, Berufsgenossenschaften)
• Bank des Mitarbeitenden (SEPA-Zahlungsträger)
• Annahmestellen der Krankenkassen
• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
   

Unsere Clouddienstleister für die HR-Plattform und Personal- oder HR-Outsourcing Dienstleister sind vertraglich zur strengen Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Auch sind diese dazu verpflichtet, sorgfältig mit Ihren Daten umzugehen und Sie weder zu eigenen Zwecken zu nutzen noch Sie an Dritte weiterzugeben.

Im Rahmen der Fernwartung von Standard-IT-Komponenten ist es zur Fehlerbehebung im Einzelfall nicht auszuschließen, dass ein IT-Dienstleister aus einem Drittland in seltenen Fällen gesteuert und begrenzt Einsicht in die gespeicherten Daten erhält. Über Einzelheiten werden Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, informiert.

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder BASF-Gruppengesellschaften außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.

Ihre persönlichen Daten speichert unser Dienstleister in besonders geschützten Rechenzentren in Europa in Frankfurt am Main (oder entsprechend der Regelung Ihrer BASF-Gesellschaft außerhalb der EU, z. B. in Australien oder USA). Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt. Unser Auftragsverarbeiter setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Daten durch vorsätzliche oder zufällige Manipulation, Zugriff durch nicht berechtigte Personen, Änderungen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Sämtliche Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung des Datenschutzes werden regelmäßig von unabhängiger Stelle auditiert.

Die für den Enboarder-Service benötigten Daten inklusive der personenbezogenen Daten werden in der Plattform gespeichert und nach Zweckerreichung, spätestens 6 Monate nach Abschluss des Enboarder-Prozesses, gelöscht. 

1. Cookies

Enboarder setzt folgende Cookies ein:

2. Eingebundene YouTube-Videos
 

a. Datenverarbeitung

Wir haben YouTube-Videos in unser digitales Angebot eingebunden, die auf der Plattform YouTube gespeichert sind und direkt von unserer Website abgespielt werden können. YouTube ist ein Dienst von Google LLC, D / B / A YouTube. 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA (im Folgenden als "Google" bezeichnet). Die Videos sind alle in der sogenannten "2-Klick-Lösung" eingebettet. Dies bedeutet, dass keine Daten über Sie als Nutzer an Google übertragen werden, wenn Sie die Videofunktion nicht aktivieren. Vor der Aktivierung der Videofunktion wird nur ein Vorschaubild angezeigt, das von unserem eigenen Webserver geladen wurde.

Daten werden nur an Google übertragen, wenn Sie die Videofunktion in Enboarder aktivieren. Einmal aktiviert, haben wir keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Die Datenübertragung erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Benutzerkonto bereitstellt, über das Sie angemeldet sind, oder ob kein Benutzerkonto vorhanden ist. Wenn Sie bei Google angemeldet sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugewiesen.
 

b. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden YouTube-Videos auf unserer Website, um diese auf einfache Weise zu präsentieren.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO. Sie erteilen diese Einwilligung, indem Sie die Videofunktion aktivieren. Wenn aktiviert, werden Ihre persönlichen Daten wie oben beschrieben an Google übertragen.

Während der Datenübertragung an Google werden Ihre persönlichen Daten an Server von Google übertragen, die sich möglicherweise auch in den USA befinden. Die USA sind ein Land ohne ein Datenschutzniveau, das dem der EU angemessen ist. Dies bedeutet insbesondere, dass die US-Behörden auf vereinfachte Weise auf personenbezogene Daten zugreifen können und dass nur begrenzte Rechte an solchen Maßnahmen bestehen. Wenn Sie die YouTube-Videofunktion aktivieren, stimmen Sie ausdrücklich der Übertragung von Daten an Google und der Übertragung Ihrer persönlichen Daten an Server in den USA zu.

Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, sie jederzeit zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der auf der Grundlage der Einwilligung durchgeführten Verarbeitung bis zum Widerruf zu beeinträchtigen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie das Video in der jeweiligen Sequenz in Enboarder deaktivieren.

c. Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, insbesondere zur Rechtsgrundlage und zum Speicherzeitraum von Google, finden Sie in den Datenschutzbestimmungen des Anbieters (https://policies.google.com/privacy) und im Datenschutzbanner auf der Plattform YouTube. Dort finden Sie auch weitere Informationen zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre.

Google verarbeitet Ihre persönlichen Daten möglicherweise auch in den USA, einem Drittland ohne ausreichenden Datenschutz.

Als Person die den Online-Service der Enboarder-Prozesse nutzt, stehen Ihnen folgende Rechte zu:
 

1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, auf Nachfrage von den Verantwortlichen zu erfahren, welche Ihrer persönlichen Daten ein Unternehmen zu welchen Zwecken nutzt bzw. verarbeitet.
 

2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger persönlicher Daten zu verlangen.
 

3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen zu verlangen, dass betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.
 

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen gemäß Art. 18 DSGVO gegeben ist.
 

5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden persönlichen Daten, die Sie den Verantwortlichen bereitgestellt haben, auf Antrag in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
 

6. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts eines mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet Sie über den Stand und die Ergebnisse der der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 der DSGVO.

Zudem können Sie sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder bei der für uns zuständigen federführenden Aufsichtsbehörde beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und
die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz