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Privacy Notice for the Use of the OurPlace Smart App
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# Privacy Notice for the Use of the OurPlace Smart App
BASF (BASF Services Europe GmbH, Storkower Strasse 146, 10407 Berlin) or the respective BASF group company, which according to the respective data protection laws applicable to you is responsible for the processing of your personal information (hereinafter referred to as "BASF" or "we/us") is committed to responsibly handling your personal information. This privacy notice (the "Privacy Notice") explains how we collect, use, disclose, retain, and protect your personal information when using the OurPlace Smart App and certain rights you may have relating to such use. We reserve the right to change or modify any of the terms and conditions contained in this Privacy Notice at any time and at our sole discretion. To the extent permitted by law, any changes or modification will be effective immediately upon posting of the revisions in the OurPlace Smart App without further notice.
## Purpose for Collection of Personal Information
Users of the OurPlace Smart App (alternatively referred to as “you” or “users”) have the opportunity to download and use the app, which will allow you to:
* connect to functionality and services of office buildings (e.g. desk and room booking) and
* interact with other users in their respective roles in and around an office building (e.g. people finding).
More specifically, the OurPlace Smart App is used for one or more of the following:
* book resources (e.g. meeting room, desks) for an efficient use of the space
## What types of personal information we collect
Personal information is data that can be used to directly or indirectly identify you (the "Personal Information"). We collect the minimum amount of Personal Information that we require to allow you to use the OurPlace Smart App. We may collect the following personal data when using the OurPlace Smart App:
* first name and last name
* email address
* user-defined alias
* salutation - if provided
* photo - if provided
* phone number - if provided
## Outlook Integration
If you are an employee of BASF Services Europe GmbH or a BASF group employee with the place of residence in Berlin, your Outlook calendar events will sync with OurPlace Smart App. This synchronization will occur in both directions. This means that any changes made to your calendar within the app will be reflected in your Outlook calendar, and vice versa. However, it is important to note that all attachments as well as all events marked as private in Outlook will not be synced to OurPlace Smart App. Furthermore, if an event is initially created without the private designation but is later marked as private in Outlook, this event will be deleted from OurPlace Smart App.
## Location Data
The OurPlace Smart App may obtain your indoor location and geolocation data using Bluetooth/GPS mechanisms in and around office buildings, which is configured for:
* Bluetooth Beacons
* Device Motion Patterns
By default, the calculated location is only used in the OurPlace Smart App and on the Mobile Device to provide specific services, e.g.
* support indoor and outdoor navigation,
* provide location-specific services and information or
* enable the user to perform location-specific tasks like desk check-in
For the above, no user location data is stored on the phone nor transferred to or stored on the BASF Cloud Platform. Additionally, you can opt in/out to expose your indoor or geolocation to other users e.g. to be found in offices or other facilities. Once you opt out, your location data is purged instantaneously and persistently, and you cannot be located anymore by other users.
### Use of Motion Data
The OurPlace Smart App requests access to the Mobile Device’s motion data for the sole purpose of optimizing the App’s activities regarding Beacon Ranging for Access Control, Point of Interest (POI) and Location processing to ultimately optimize the App’s battery consumption. BASF is not processing motion data for any other purpose and is never recording those data persistently on the Mobile Device or the BASF Cloud Platform.
### Use of Geofencing
The OurPlace Smart App uses the Mobile Device's geofencing mechanisms to activate certain services in the proximity of the buildings configured for the user, also for optimization of battery consumption, including
* Bluetooth Beacon Scanning
* Bluetooth Peripheral Advertisement or Bluetooth Scanning for Access Control
### Use of Phone Cameras
The OurPlace Smart App may attempt to use the phone's camera(s) for the sole purpose of indoor positioning via QR-Codes or for location-based asset check-in via QR-Code. The App will not process image and video data for other purposes nor store any image or video data obtained through the camera(s).
## Our Basis for using your Personal Information
When processing your Personal Information for the purposes described herein, we rely on your consent to this Privacy Notice, our legitimate interests in offering you the services available via the OurPlace Smart App or another ground for lawful processing of your Personal Information under the applicable laws and regulations.
## How long we keep your Personal Information
Your Personal Information will be retained by BASF for as long as necessary (i) to meet the purposes for which the Personal Information was collected and (ii) for the periods specified by applicable legal requirements. You have the right to request the deletion of your Personal Information at any time. Whenever you request deletion of your data a full anonymization of the above data is performed as outlined below.
The following Personal Information is replaced by random data:
* first name
* last name
* Salutation,
* alias and
* email address
The following Personal Information is deleted entirely and permanently:
* photo - if provided
* phone number - if provided
* other personal data - if provided
Data explicitly or implicitly created by you (such as contributions to wiki pages) are not deleted. However, references to your person are removed and anonymized.
## How we might share your Personal Information
We may disclose your Personal Information for the purposes as laid out herein to the following parties: BASF personnel that may be based in locations other than the country in which you are located.
* Third party service providers, that build, operate and maintain the OurPlace Smart App.
* Other third parties pursuant to a court order or request of any governmental authority or regulator or as required by law or regulation.
BASF is a global company and as a result, the above-mentioned entities may be located in countries/regions that do not provide a level of data protection comparable to the level in your home country. In the scenario where we share personal data to jurisdictions that do not offer an adequate level of data protection, we impose appropriate contractual obligations and standards in compliance with the relevant data protection principles.
## How we protect Personal Information
We restrict the use and access to your Personal Information to those who have an absolute need-to-know. We maintain appropriate technical, physical and organizational measures to help protect your Personal Information from unauthorized access, disclosure, modification, loss or destruction in accordance with applicable data protection and security laws.
As with all online mediums, the storage and transmission of electronic information is unfortunately not always completely secure. Although we strive to protect your Personal Information, we cannot always guarantee the security of information stored on our or our vendors’ servers or transmitted via email; you transmit Personal Information to us at your own risk.
## Your Rights
You have the right to know what Personal Information we process about you and may request a copy. You are also entitled to have incorrect or incomplete Personal Information about you corrected or completed and you may ask us to delete your Personal Information. You can also object to certain Personal Information about you being processed and request that processing be limited. Please note that the limitation or deletion of your Personal Information may mean that we will be unable to provide the services and information described above. You also have the right to receive your Personal Information in a machine-readable format and have the information transferred to another party responsible for data processing. You also have the right to contact the data protection supervisory authority in your country of residence.
If you wish to exercise any of the aforementioned rights, please send an email using the following address: ourplace.smart-app@basf.com.
## Where you can complain
You have the right to lodge a complaint with our data protection officer Alexander Goerke (alexander.goerke@basf.com) or with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement. In either case, you can contact our Lead Data Protection Authority:
State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of Rhineland-Palatinate (Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
https://www.datenschutz.rlp.de/de/general-storage/footer/ueber-den-lfdi/kontakt/
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
## Contact Us
Should you have any questions or concerns relating to this Privacy Notice or the processing of Personal Information we hold about you, please contact us: Yassine El Jed or Roman Carlile
By post: BASF Services Europe GmbH, Site Services Hub Berlin (GBE/SY), Storkower Strasse 146, 10407 Berlin, Germany
By email: ourplace.smart-app@basf.com
Version dated: January 2024
German
#Datenschutzerklärung für die Nutzung der OurPlace Smart App
BASF (BASF Services Europe GmbH, Storkower Strasse 146, 10407 Berlin) bzw. eine andere BASF-Gruppengesellschaft, welche nach den jeweils für Sie geltenden Datenschutzgesetzen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist (nachfolgend "BASF" oder "wir/uns" genannt), verpflichtet sich zum verantwortungsvollen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. In dieser Datenschutzerklärung (die "Datenschutzerklärung") wird erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung der OurPlace Smart App erfassen, verwenden, offenlegen, aufbewahren und schützen und welche Rechte Sie möglicherweise in Bezug auf eine solche Nutzung haben. Wir behalten uns das Recht vor, die in dieser Datenschutzerklärung enthaltenen Bedingungen jederzeit und nach eigenem Ermessen zu ändern oder zu modifizieren. Soweit gesetzlich zulässig, werden Änderungen oder Modifikationen sofort nach der Veröffentlichung der Überarbeitungen in der OurPlace Smart App ohne weitere Ankündigung wirksam
## Zweck der Erhebung personenbezogener Daten
Nutzer der OurPlace Smart App (alternativ auch als "Sie" oder "Nutzer" bezeichnet) haben die Möglichkeit, die App herunterzuladen und zu nutzen, wodurch Sie Folgendes tun können:
* Anbindung an Funktionalitäten und Dienstleistungen von Bürogebäuden (z.B. Schreibtisch- und Raumbuchung) und
* mit anderen Nutzern in ihren jeweiligen Rollen in und um ein Bürogebäude zu interagieren (z. B. Personensuche).
Genauer gesagt wird die OurPlace Smart App für einen oder mehrere der folgenden Zwecke verwendet:
* Buchen von Ressourcen (z. B. Besprechungsraum, Schreibtische) für eine effiziente Bestandsnutzung
## Welche Arten von personenbezogenen Daten erheben wir
Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können (die "personenbezogenen Daten"). Wir erheben die Mindestmenge an personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um Ihnen die Nutzung der OurPlace Smart App zu ermöglichen. Bei der Nutzung der OurPlace Smart App können wir die folgenden personenbezogenen Daten erheben:
* Vor- und Nachname
* E-Mail-Adresse
* benutzerdefinierter Alias
* Anrede - falls angegeben
* Foto - falls vorhanden
* Telefonnummer - falls angegeben
## Outlook-Integration
Wenn Sie ein Mitarbeiter der BASF Services Europe GmbH oder ein Mitarbeiter der BASF-Gruppe mit dem Wohnsitz in Berlin sind, werden Ihre Outlook-Kalenderereignisse mit der OurPlace Smart App synchronisiert. Diese Synchronisierung erfolgt in beide Richtungen. Das bedeutet, dass alle Änderungen, die Sie in der App an Ihrem Kalender vornehmen, in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt werden und umgekehrt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass alle Anhänge sowie alle Ereignisse, die in Outlook als privat markiert sind, nicht mit der OurPlace Smart App synchronisiert werden. Wenn eine Veranstaltung zunächst ohne die private Bezeichnung erstellt wird, aber später in Outlook als privat markiert wird, wird diese Veranstaltung aus der OurPlace Smart App gelöscht.
## Standortdaten
Die OurPlace Smart App kann Ihre Indoor-Standort- und Geolokalisierungsdaten mithilfe von Bluetooth/GPS-Mechanismen in und um das Bürogebäude abrufen, die für Folgendes konfiguriert sind:
* Bluetooth-Beacons
* Bewegungsmuster des Geräts
Standardmäßig wird der berechnete Standort nur in der OurPlace Smart App und auf dem Mobilgerät verwendet, um bestimmte Dienste bereitzustellen, z.B.
* Unterstützung der Indoor- und Outdoor-Navigation,
* standortspezifische Dienstleistungen und Informationen oder
* Ermöglichen von standortspezifischen Aufgaben, wie dem Desk Check-in.
Für die oben genannten Dienste werden keine Standortdaten des Nutzers auf dem Telefon gespeichert oder auf die BASF Cloud Plattform übertragen oder gespeichert. Darüber hinaus können Sie wählen, ob Sie Ihren Indoor-Standort oder Geolokalisierung anderen Benutzern zugänglich zu machen oder nicht, z. B. in Büros oder anderen Einrichtungen. Sobald Sie dies ausschalten, werden Ihre Standortdaten sofort und dauerhaft gelöscht und Sie können von anderen Benutzern nicht mehr gefunden werden.
### Nutzung von Bewegungsdaten
Die OurPlace Smart App benötigt den Zugriff auf die Bewegungsdaten des Mobilgeräts, um die Aktivitäten der App in Bezug auf Beacon Ranging für die Zugangskontrolle, den Point of Interest (POI) und die Standortverarbeitung zu optimieren, um letztendlich den Batterieverbrauch der App zu optimieren. BASF verarbeitet Bewegungsdaten nicht für andere Zwecke und zeichnet diese Daten niemals dauerhaft auf dem Mobilgerät oder der BASF Cloud Platform auf.
### Einsatz von Geofencing
Die OurPlace Smart App nutzt die Geofencing-Mechanismen des Mobilgeräts, um bestimmte Dienste in der Nähe der für den Benutzer konfigurierten Gebäude zu aktivieren, sowie zur Optimierung des Batterieverbrauchs, einschließlich
* scannen von Bluetooth-Beacons
* Bluetooth-Peripheriewerbung oder Bluetooth-Scannen für die Zugangskontrolle
### Verwendung von Handykameras
Die OurPlace Smart App kann versuchen, die Kamera(s) des Telefons ausschließlich zum Zweck der Indoor-Positionsbestimmung über QR-Codes oder für den standortbasierten Asset-Check-in über QR-Code zu verwenden. Die App verarbeitet keine Bild- und Videodaten für andere Zwecke und speichert auch keine Bild- oder Videodaten, die über die Kamera(s) gewonnen wurden.
## Unsere Grundlage für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den hier beschriebenen Zwecken stützen wir uns auf Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihnen die verfügbaren Dienste über die OurPlace Smart App oder für einen anderen Dienst rechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften anzubieten.
## Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Ihre personenbezogenen Daten werden von BASF so lange aufbewahrt, wie dies erforderlich ist, (i) um die Zwecke zu erfüllen, für die die personenbezogenen Daten erhoben wurden, und (ii) für die in den geltenden gesetzlichen Anforderungen festgelegten Zeiträume. Sie haben das Recht, jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wann immer Sie die Löschung Ihrer Daten beantragen, wird eine vollständige Anonymisierung der oben genannten Daten wie unten beschrieben durchgeführt.
Die folgenden personenbezogenen Daten werden durch zufällige Daten ersetzt:
*Vorname
*Nachname
*Anrede
*Alias und
*E-Mail-Adresse
Die folgenden personenbezogenen Daten werden vollständig und dauerhaft gelöscht:
* Foto - falls vorhanden
* Telefonnummer - falls angegeben
* sonstige personenbezogene Daten - falls angegeben
Daten, die explizit oder implizit von Ihnen erstellt wurden (z.B. Beiträge zu Wiki-Seiten), werden nicht gelöscht. Verweise auf Ihre Person werden jedoch entfernt und anonymisiert.
## Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben können
Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu den hier genannten Zwecken an die folgenden Parteien weitergeben: BASF-Mitarbeiter, die möglicherweise an anderen Orten als dem Land, in dem Sie sich befinden, ansässig sind.
* Drittanbieter, die die OurPlace Smart App erstellen, betreiben und warten.
* Andere Dritte aufgrund eines Gerichtsbeschlusses oder einer Anfrage einer Regierungsbehörde oder Aufsichtsbehörde oder wenn dies gesetzlich oder behördlich vorgeschrieben ist.
BASF ist ein globales Unternehmen und daher können sich die oben genannten Parteien in Ländern/Regionen befinden, die kein vergleichbares Datenschutzniveau, wie in Ihrem Heimatland, bieten. Für den Fall, dass wir personenbezogene Daten an Rechtsordnungen weitergeben, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten, legen wir angemessene vertragliche Verpflichtungen und Standards in Übereinstimmung mit den einschlägigen Datenschutzgrundsätzen.
## Wie wir personenbezogene Daten schützen
Wir beschränken die Verwendung und den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen, die diese unbedingt haben müssen. Wir nehmen angemessene technische, physische und organisatorische Maßnahmen vor, um Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutz- und Sicherheitsgesetzen vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung, Verlust oder Zerstörung zu schützen.
Wie bei allen Online-Medien ist auch die Speicherung und Übermittlung elektronischer Informationen leider nicht immer lückenlos sicher. Obwohl wir uns bemühen, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit von Informationen, die auf unseren Servern oder den Servern unserer Anbieter gespeichert oder per E-Mail übertragen werden, nicht immer garantieren. Die Übermittelung der personenbezogenen Daten passiert auf eigenes Risiko.
## Ihre Rechte
Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und können eine Kopie anfordern. Sie haben auch das Recht, falsche oder unvollständige personenbezogene Daten über sich korrigieren oder vervollständigen zu lassen, und Sie können uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen. Sie können auch der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten über sich widersprechen und verlangen, dass die Verarbeitung eingeschränkt wird. Bitte beachten Sie, dass die Einschränkung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten dazu führen kann, dass wir die oben beschriebenen Dienstleistungen und Informationen nicht bereitstellen können. Sie haben auch das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten und die Daten an eine andere für die Datenverarbeitung verantwortliche Partei übertragen zu lassen. Sie haben auch das Recht, sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Hauptwohnort zu wenden
Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an die folgende Adresse: ourplace.smart-app@basf.com.
## Wo Sie sich beschweren können
Sie haben das Recht sich zu beschweren beim Datenschutzbeauftragten Alexander Goerke (alexander.goerke@basf.com) oder bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Land Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. In beiden Fällen können Sie sich an unsere leitende Datenschutzbehörde wenden:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
https://www.datenschutz.rlp.de/de/general-storage/footer/ueber-den-lfdi/kontakt/
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
## Kontaktieren Sie uns
Sollten Sie Fragen oder Bedenken in Bezug auf diese Datenschutzerklärung oder die Verarbeitung personenbezogener Daten haben, die wir über Sie gespeichert haben, wenden Sie sich bitte an sich bitte an uns: Yassine El Jed (yassine.el-jed@basf.com) oder Roman Carlile (roman.carlile@basf.com)
Per Post: BASF Services Europe GmbH, Site Services Hub Berlin (GBE/SY), Storkower Strasse 146, 10407 Berlin, Deutschland
Per E-Mail: ourplace.smart-app@basf.com
Stand: Januar 2024